Tener reuniones eficientes va más allá de gestionar bien nuestro tiempo y el de los demás. Impacta en todas las áreas de la vida organizacional y es por eso que debemos optimizar su uso y aprender a gestionarlas. Si la reunión está bien planificada, está demostrado que 40 minutos es tiempo suficiente para abordar las temáticas importantes.
A continuación, algunas sugerencias para que las reuniones de trabajo sean todo un éxito:
1. EL OBJETIVO
El primer paso es fijar un objetivo, no se trata sólo de reunirse porque sí, se requiere tener un por qué de la junta, pues de no ser así, en lugar de invertir el tiempo, este se perderá.
2. PARTICIPANTES ADECUADOS
No se trata de convocar a toda la empresa si no es necesario. Si se necesita comunicar algo que impactará a todos los trabajadores, entonces se podría convocar a los líderes o gerentes de equipos para que ellos se encarguen de difundir la información en su área.
Muchas veces nos hemos encontrado en medio de reuniones para las cuales nuestra asistencia sólo era requerida unos cuantos minutos. Para evitar este tipo de errores, hay que identificar quiénes son aquellos perfiles que realmente se necesitamos para lograr el objetivo definido.
3. DEFINIR LA AGENDA
Planificar los temas a tratar, ordenarlos por importancia y asignar a cada uno la duración, será clave para garantizar el éxito. Una vez que se tenga el orden del día, es importante compartirla con los participantes de la misma, para que estén al tanto de lo que se hablará y de ser necesario, se preparen para la reunión.
4. GESTIONAR EL TIEMPO
Se sugiere que el líder de la reunión sea preciso en cada uno de los puntos de la agenda y no se extienda más de lo necesario, para que no se convierta en una sesión que interrumpa sobre manera el trabajo de los demás.
5. SEGUIMIENTO A LO ACORDADO
Se podría elaborar una minuta de la junta para que a partir de ella se le dé continuidad a los acuerdos y de ser necesario, tener una reunión posterior.
CUANDO LAS REUNIONES DE TRABAJO SON MUCHAS O SE SUELEN EXTENDER MÁS DE LO DEBIDO, LOS EQUIPOS DEJAN DE ENCONTRARLES SENTIDO Y PASAN A CONSIDERARLAS UNA PÉRDIDA DE TIEMPO, UN FACTOR DE FRUSTRACIÓN LABORAL. LA CLAVE ESENCIAL ES SACARLE EL MÁXIMO PROVECHO A LAS MISMAS.
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